Polityka prywatności

1. Informacje wstępne

Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka”) opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej wydarzenia Longevity Week 2026, dostępnej pod adresem www.longevityweek.pl (dalej: „Strona” lub „Serwis”), w tym osób dokonujących zakupu biletów na wydarzenie.

Longevity Week 2026 to wydarzenie organizowane w dniach 14–20 września 2026 r. w Gdańsku (DOKI1, ul. Elektryków 1), na które bilety sprzedawane są bezpośrednio za pośrednictwem Serwisu, z wykorzystaniem operatora płatności Autopay S.A. (zob. pkt 8).

Niniejsza Polityka dotyczy przetwarzania danych w ramach Serwisu i sprzedaży biletów. Zasady przetwarzania danych w pozostałym zakresie działalności spółki Ewesa sp. z o.o. (w tym kontaktów biznesowych, współpracy partnerskiej i rekrutacji) określa odrębna polityka prywatności dostępna pod adresem: https://ewesa.pl/wp-content/uploads/2025/02/polityka-prywatnosci.pdf.

Korzystanie z Serwisu oznacza zapoznanie się z niniejszą Polityką. Akceptacja Regulaminu sprzedaży biletów oraz wyrażenie zgód marketingowych następują przez zaznaczenie odpowiednich pól (checkboxów) w toku zakupu lub zapisu na newsletter.

Czym jest RODO?

RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), obowiązujące w całej Unii Europejskiej od 25 maja 2018 r., oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Ewesa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku (kod pocztowy 80-310), ul. Jarosza Henryka Derdowskiego 4, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000873203, NIP: 5842799590, REGON: 387708012 (dalej: Administrator lub Organizator).

Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: rodo@ewesa.pl oraz korespondencyjnie na adres siedziby Administratora.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem, pod adresem e-mail: rodo@ewesa.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

3. Kogo dotyczy Polityka

Polityka dotyczy danych osobowych następujących kategorii osób:

Kupujący / Uczestnicy – osoby fizyczne nabywające bilety na wydarzenie oraz uczestniczące w nim na podstawie biletu;
Subskrybenci newslettera – osoby, które zapisały się na newsletter Longevity Week;
Osoby kontaktujące się – osoby korzystające z formularza kontaktowego, poczty e-mail lub telefonu.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

a) Sprzedaż biletów – zawarcie i wykonanie umowy

Zakres danych: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, rodzaj/pula biletu, status zamówienia, dane do faktury.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy sprzedaży biletu (umowa zawierana na odległość).

b) Obsługa płatności

Zakres danych: dane transakcji, kwota, status płatności, dane przekazywane operatorowi płatności.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne związane z rozliczeniem płatności). Płatności obsługuje Autopay S.A., działający jako odrębny administrator danych w zakresie realizacji i bezpieczeństwa transakcji – zob. pkt 8.

c) Wystawianie faktur i obowiązki rachunkowo-podatkowe

Zakres danych: dane nabywcy niezbędne do wystawienia faktury, dane transakcji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości oraz przepisów podatkowych.

d) Obsługa reklamacji, zapytań i kontaktu

Zakres danych: dane podane w zgłoszeniu (np. imię, e-mail, numer telefonu, treść wiadomości, numer zamówienia).
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (reklamacje dotyczące umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zgłoszeń i komunikacji.

e) Newsletter

Zakres danych: adres e-mail.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, w powiązaniu z przepisami ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda jest dobrowolna i może być wycofana w każdym czasie.

f) Marketing własny Organizatora

Zakres danych: adres e-mail, numer telefonu.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – marketing bezpośredni własnych usług) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), w zależności od kanału komunikacji, w powiązaniu z Prawem komunikacji elektronicznej.

g) Statystyka, analityka i marketing w Serwisie (pliki cookies)

Zakres danych: dane urządzenia i logi (adres IP, identyfikatory, typ przeglądarki/systemu, znacznik czasu), dane o aktywności w Serwisie, identyfikatory cookies.
Podstawa prawna: dla cookies niezbędnych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; dla cookies analitycznych i marketingowych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażana w bannerze cookies). Stosowane narzędzia: Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel

h) Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

i) Przekazywanie danych partnerom Longevity Week

Zakres danych: imię, nazwisko, adres e-mail.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – odrębna, dobrowolna zgoda. Za zgodą osoby, której dane dotyczą, Administrator może przekazać jej dane partnerom Longevity Week prowadzącym działalność m.in. w obszarze: zdrowia i wellbeingu, sportu i aktywności fizycznej, żywności, napojów i suplementacji, kosmetyków i pielęgnacji, diagnostyki i technologii zdrowotnych, usług medycznych i regeneracyjnych oraz marketingu i badań rynku – w celu umożliwienia skorzystania z ofert partnerskich oraz prowadzenia przez te podmioty własnych działań marketingowych. W zakresie, w jakim partner przetwarza przekazane dane we własnych celach, staje się odrębnym administratorem danych i przetwarza je zgodnie z własną polityką prywatności. Aktualna lista partnerów jest udostępniana przez Administratora na żądanie. Zgoda jest dobrowolna, nie warunkuje zakupu biletu ani zapisu na newsletter i może zostać wycofana w każdym czasie ze skutkiem na przyszłość.

5. Szczególne kategorie danych

Administrator nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, w tym danych o stanie zdrowia. Zakup biletu oraz korzystanie z Serwisu nie wymagają podania takich danych.

6. Dobrowolność podania danych i wymagania wiekowe

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży biletu. Niepodanie danych wymaganych uniemożliwi zakup biletu lub realizację zamówienia.

Wyrażenie zgód marketingowych (w tym zapis na newsletter) jest dobrowolne i nie jest warunkiem zakupu biletu.

Z Serwisu mogą korzystać oraz nabywać bilety wyłącznie osoby, które ukończyły 18. rok życia i posiadają pełną zdolność do czynności prawnych.

7. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane do przetwarzania następującym kategoriom odbiorców:

Autopay S.A. – operator płatności (odrębny administrator w zakresie obsługi transakcji);
dostawca systemu sprzedaży / obsługi biletów
podmiotom świadczącym usługi IT, w tym hostingu i utrzymania oprogramowania;
dostawcom usług mailingowych i narzędzi marketingowych;
dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych;
biuru rachunkowemu oraz doradcom podatkowym i prawnym;

Każdy podmiot przetwarzający (procesor) przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, na podstawie umowy powierzenia i w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych usług.

8. Operator płatności (Autopay)

Płatności za bilety realizowane są za pośrednictwem operatora Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie ul. Powstańców Warszawy 6, 81-718 Sopot, NIP: 5851351185. Autopay S.A. jest krajową instytucją płatniczą i przetwarza dane osób dokonujących płatności jako odrębny administrator, zgodnie z własną polityką prywatności dostępną na stronie operatora. W celu realizacji płatności następuje przekierowanie do serwisu operatora; za bezpieczeństwo transakcji odpowiada operator zgodnie ze swoim regulaminem.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z narzędzi dostawców spoza EOG dane mogą być przekazywane do państw trzecich. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (w tym ram Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych, z zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń zgodnych z RODO. Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

10. Okresy przechowywania danych

dane związane z zakupem biletu i wykonaniem umowy – przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń;
dane na potrzeby rachunkowo-podatkowe – przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy);
dane przetwarzane na podstawie zgody (newsletter, marketing, cookies marketingowe) – do czasu wycofania zgody;
dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania celu;
dane w zakresie obsługi reklamacji i roszczeń – przez okres przedawnienia roszczeń.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące prawa:

prawo dostępu do danych (art. 15 RODO);
prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);
prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO);
prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);
prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, a w przypadku marketingu bezpośredniego – sprzeciw bezwarunkowy (art. 21 RODO);
prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Realizacja praw następuje na wniosek skierowany na adres rodo@ewesa.pl. Cofnięcie zgody marketingowej możliwe jest również przez link rezygnacji w stopce wiadomości e-mail.

12. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W zakresie cookies marketingowych i analitycznych Administrator może dokonywać profilowania polegającego na analizie aktywności użytkownika w Serwisie w celach statystycznych i dopasowania komunikacji marketingowej. Profilowanie odbywa się na podstawie zgody i nie wywołuje wobec użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa na niego w sposób istotny w rozumieniu art. 22 RODO.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym ujawnieniem, dostępem lub wykorzystaniem, w tym szyfrowanie połączenia (SSL/TLS). Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności.

14. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Szczegółowe zasady ich stosowania określa Polityka Cookies dostępna w Serwisie / zarządzana przez banner zgód cookies.

15. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, wdrożenia nowych funkcjonalności Serwisu lub zmiany dostawców usług. Aktualna wersja Polityki dostępna jest zawsze w Serwisie.

16. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt: e-mail rodo@ewesa.pl, korespondencyjnie: Ewesa sp. z o.o., ul. Derdowskiego 4, 80-310 Gdańsk.